My own theory is that we are in the middle of a dramatic and broad technological and economic shift in which software companies are poised to take over large swathes of the economy.

(Marc Andreessen )

icon Blog Detail

Meringankan beban otak dengan GTD

  • Posted: May 03, 2007 /
  • By: Admin /
  • Reads : 4,358

GTD adalah tiga huruf yang paling terkenal di dunia para manusia modern belakangan ini (setidaknya begitu di negara lain yang sudah lebih maju daripada kita). Itu adalah singkatan dari Getting Things Done - sebuah sistem yang menjanjikan penggunanya untuk bisa menyelesaikan segala masalahnya dengan tuntas, dicetuskan oleh David Allen - seorang pakar sistem efisiensi kerja.

getting things done

David Allen mengatakan bahwa memory dari otak kita yang terbatas itu seharusnya tidak digunakan untuk mengingat berbagai hal yang harus kita kerjakan ? karena pasti ada yang terlupakan. Pemanfaatan memory dari otak adalah untuk proses kreatif dan pemecahan masalah. Dengan begini kita bisa menjamin untuk mendapatkan hasil kerja yang jauh lebih baik. Urusan ingat-mengingat daftar pekerjaan sudah seharusnya diserahkan pada sistem yang bisa dipercaya: buku catatan, PDA, aplikasi calendar, dan banyak sistem lainnya.


Lalu apa bedanya sistem GTD dengan sistem to-do list yang sudah digunakan dari jaman dahulu kala? GTD bisa dibilang merupakan pengembangan dari sistem catatan masa lalu, dimana GTD mengeliminasi kemungkinan adanya berbagai pekerjaan yang terbengkalai karena berbagai kelalaian (atau kemalasan).

Prinsip dasarnya adalah seperti ini:
  • Keluarkan semuanya dari kepala Anda.
  • Buatlah keputusan mengenai tindakan apa yang harus dilakukan pada saat masalah itu muncul (shows up) dan bukan pada saat masalah itu menjadi tidak tertangani (blows up).
  • Susunlah berbagai pengingat untuk proyek Anda dan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan, berdasarkan kategori-kategori yang sesuai.
  • Peliharalah supaya sistem Anda tetap ?segar?, lengkap, dan lakukan review (peninjauan) secara teratur, supaya Anda bisa mempercayai pilihan intuisi Anda mengenai apa yang harus (atau tidak harus) dilakukan. Kapanpun pilihan/keputusan itu diambil.

Untuk bisa menerapkan prinsip-prinsip itu, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan:
  • Collect ? kumpulkan segala hal dalam satu ?kotak yang besar?, pastikan semuanya ada di situ dan tidak ada yang terlewat. Mulai dari catatan hal-hal yang harus dilakukan, segala email yang harus dibalas, kertas-kertas dan dokumen yang berserakan, semua.
  • Process ? kosongkan kotak besar itu sampai tuntas, satu demi satu. Untuk setiap item, tanyalah diri Anda sendiri ?apakah tindakan yang bisa diambil untuk item ini??.
    • Jika tidak ada, Anda bisa: buang, simpan untuk referensi, atau masukkan pada daftar ?mungkin suatu hari nanti?.
    • Jika ada, apakah Anda bisa menyelesaikan tindakan itu kurang dari dua menit? Jika bisa, selesaikan saat itu juga. Jika tidak, masukkan dalam daftar ?tindakan selanjutnya?. Jika satu tindakan tidak cukup untuk menyelesaikan item ini, jadikan sebuah proyek dan masukkan dalam daftar ?proyek?.
  • Organize ? Ini adalah inti dari sistem ini. Di sini kita memasukkan berbagai item yang tidak bisa diselesaikan dalam dua menit ke dalam berbagai daftar untuk diselesaikan kemudian. Beberapa daftar utama adalah
  • Next Action (tindakan selanjutnya) ? semua hal yang harus Anda lakukan selanjutnya untuk bisa menyelesaikan segalanya dengan tuntas ada di sini.
  • Waiting (menunggu) ? ada beberapa hal yang hanya bisa dilakukan setelah tindakan sebelumnya selesai. Misalnya: mengabarkan boss mengenai konfirmasi dari PT XYZ, yang jelas sekali tidak bisa dilakukan sebelum Anda mendapatkan konfirmasi dari PT XYZ.
  • Someday/Maybe (mungkin suatu hari nanti) ? masukkan ke sini segala ide atau tujuan jangka panjang yang tidak terlalu mendesak dan belum ada waktu luang yang bisa disisihkan untuk mengerjakannya.
  • Context-sensitive list ? daftar berbagai konteks yang bisa ditambahkan pada setiap item sesuai dengan sifat-sifat khusus-nya. Misalnya: konteks ?phone? adalah berbagai tugas yang dilakukan dengan menggunakan telepon, ?home? adalah berbagai tugas yang bisa diselesaikan ketika berada di rumah.
  • Calendar ? batasi penggunaan kalender hanya untuk perjanjian dan hal-hal lain yang harus terjadi pada saat yang tertentu.
  • Filing ? gunakan sistem pengarsipan (filing) yang sederhana dan mudah di perbaharui. Jangan biarkan dokumen menumpuk dan biasakan untuk selalu memberi label pada setiap item dan mengarsipkannya.
  • Review ? Apa gunanya memiliki daftar yang sangat lengkap mengenai berbagai hal yang harus kita lakukan jika kita tidak pernah melihat daftar tersebut? Sistem ini mengharuskan Anda untuk selalu meninjau ulang daftar Next Action (tindakan selanjutnya) dan calendar setiap hari (mungkin lebih dari satu kali), mengosongkan kotak besar setidaknya satu minggu sekali, dan meninjau semua daftar secara berkala untuk memastikan bahwa semuanya sudah diselesaikan dengan baik.
  • Do! ? Dengan adanya daftar lengkap mengenai berbagai hal yang harus dilakukan sekarang, sepertinya yang tersisa untuk Anda lakukan adalah melakukannya. Lakukan satu item sampai selesai, lalu maju ke item berikutnya. Tidak bisa lebih sederhana daripada itu.

Referensi lebih lanjut mengenai GTD:


technorati tags:

Back

Headstart your career with us

Find out more about current openings at Darodata Technology